Tietosuojaseloste
Hanke: Jalkautuva turvaverkko – Jalkautuvan työn systeeminen tuki lastensuojelulle
(Hankekoodi: R-02734)
Säädöstausta: Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) 2016/679 ja kansallinen tietosuojalainsäädäntö.
Voimaantulopäivä: 19.5.2026
Henkilötietojen luottamuksellinen ja tarkoituksenmukainen käsittely on Jalkautuva turvaverkko -hankkeessa ja sitä hallinnoivassa emoyhteisössä, Lasten ja nuorten keskus ry:ssä, ensiarvoisen tärkeää. Käsittelemme henkilötietoja noudattaen kansallista lainsäädäntöä, EU:n asetuksia sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa.
Koska hanketta toteutetaan ryhmähankkeena yhteistyösopimuksen mukaisesti, tämä seloste toimii EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisena ensisijaisena ja tarkentavana informaationa suhteessa Lasten ja nuorten keskuksen yleiseen tietosuojakäytäntöön.
1.Rekisterinpitäjät
Hankkeen rekisterinpitäjänä toimii päätoteuttaja Lasten ja nuorten keskus ry. Hankkeen osatoteuttajat (Kajaanin ammattikorkeakoulu Oy ja Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy) toimivat hankkeessa henkilötietojen käsittelijöinä (GDPR 28 artikla) päätoteuttajan lukuun ja sen antamien ohjeiden mukaisesti. Osapuolet ovat sopineet henkilötietojen käsittelyn ehdoista, rooleista ja tietoturvavelvoitteista hankkeen Yhteistyösopimuksessa sekä sen
liitteissä.
REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT
Lasten ja nuorten keskus ry (Y-tunnus: 0215274-5)
Teollisuuskatu 21, 00510 Helsinki
Yhteyshenkilö: Minna Kattainen, hallinto- ja talousjohtaja
Sähköposti: tietosuoja@lnk.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
Käsittelemme henkilötietoja aina kulloisenkin kohderyhmän ja käsittelytarkoituksen mukaan eriteltyjen laillisten oikeusperusteiden (GDPR 6 artikla) mukaisesti:
A. Lapset, nuoret ja perheet (Hankkeen toimintaan osallistuminen)
- Ensisijainen oikeusperuste: Suostumus (GDPR 6 art. 1 a) tai Sopimus (GDPR 6 art. 1
b).- Käytäntö: Kun nuori tai perhe osallistuu vapaaehtoisesti hankkeen toimintaan, käsittely perustuu pääsääntöisesti heidän (tai alaikäisen kohdalla tarvittaessa huoltajan) antamaan vapaaehtoiseen suostumukseen. Suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa olemalla yhteydessä hankkeen työntekijöihin. Mikäli kyseessä on virallinen palveluun kirjautuminen tai osallistumissopimus, perusteena toimii sopimuksen täytäntöönpano.
- Toissijainen peruste viranomaisohjauksissa: Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkisen vallan käyttö (GDPR 6 art. 1 e).
- Käytäntö: Tilanteissa, joissa asiakas ohjautuu hankkeen piiriin suoraan hyvinvointialueen lastensuojelun viranomaisohjauksena tai kun tietoja käsitellään korkeakoulujen (Diak/KAMK) hankkeessa tehostetusti toteuttaman lakisääteisen opetus- ja tutkimustehtävän puitteissa rekisterinpitäjän lukuun.
B. Sidosryhmät, asiantuntijat ja yhteistyökumppanit
- Oikeusperuste: Sopimus (GDPR 6 art. 1 b) tai Oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f).
- Käytäntö: Yhteistyöverkostojen ja ammattilaisten yhteystietoja käsitellään organisaatioiden välisen yhteistyösopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tavanomaiseen ja odotettavissa olevaan sidosryhmäviestintään ja hankkeesta tiedottamiseen. Käsittelylle on tehty GDPR:n vaatima tasapainotesti.
C. Hankkeen hallinnointi ja rahoittajaraportointi
- Oikeusperuste: Lakisääteinen velvoite (GDPR 6 art. 1 c).
- Käytäntö: Hankkeen toteuttajilla on lakisääteinen velvollisuus säilyttää ja raportoida indikaattori-, seuranta- ja taloustietoja EURA2021-järjestelmään rahoitusehtojen, kansallisen valtionavustuslainsäädännön sekä EU:n rakennerahastoasetusten mukaisesti. Rekisteröity ei voi vastustaa sellaista käsittelyä, joka on välttämätöntä näiden velvoitteiden täyttämiseksi.
3. Kerättävät henkilötietoryhmät
Keräämme ainoastaan kulloisenkin toiminnan tai palvelun käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia ja minimoituja henkilötietoja. Kerättäviä tietoja ovat muun muassa:
- Yksilöinti- ja tunnistetiedot: Nimi ja tarvittaessa henkilötunnus (mikäli lainsäädäntö, virallinen sopimus tai rahoittajan seurantajärjestelmä sitä välttämättä
edellyttää). - Yhteystiedot: Osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja mahdolliset digitaalisessa/jalkautuvassa työssä käytettävät viestintäkanavatunnisteet.
- Osallistumiseen ja hanketoteutukseen liittyvät tiedot: Tiedot osallistumisesta toimintaan, annetut palautteet, kysely- ja tutkimusvastaukset (kuten hankkeen
Tuloksiin ja Tulosaineistoon liittyvät tiedot) sekä osallistumiseen liittyvät välttämättömät kirjaukset. - Digitaaliset käyttötiedot: Verkkosivustojen tai sähköisten alustojen kautta kerättävät palveluiden käyttö- ja selaustiedot (evästeet).
4. Säännönmukaiset tietolähteet
- Rekisteröity itse: Tiedot saadaan pääsääntöisesti suoraan osallistujalta itseltään hänen ilmoittautuessa hankkeen toimintoihin, asioidessaan työntekijöiden kanssa tai vastatessaan kyselyihin.
- Toiminnasta havainnoidut tiedot: Digitaalisten palveluiden käytöstä ja hankeosallistumisesta kertyvä tieto.
- Yhteistyökumppanit ja viranomaiset: Tarvittaessa tietoja voidaan saada viranomaisten ylläpitämistä luotettavista rekistereistä tai yhteistyötahoilta.
5. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
- Sisäinen käsittely ja henkilötietojen käsittelijät: Tietoja käsittelevät rekisterinpitäjän (Lasten ja nuorten keskus ry) nimetyt työntekijät. Lisäksi tietoja käsittelevät henkilötietojen käsittelijöinä toimivien osatoteuttajien (Diak, KAMK) nimetyt työntekijät niiltä osin kuin se on välttämätöntä heidän hankeosuutensa
toteuttamiseksi. Kaikkia työntekijöitä koskee ammatillinen salassapitovelvollisuus. - Alihankkijat ja ostopalvelut: Hankkeessa voidaan käyttää ulkopuolisia alihankkijoita (esim. IT- ja pilvipalvelutoimittajat) hankesuunnitelman ja päärahoittajan ohjeiden mukaisesti. Alihankkijat sitoutetaan sopimuksellisesti noudattamaan vastaavaa tietosuojaa ja salassapitoa.
- Viranomaiset ja rahoittajat: Tietoja luovutetaan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi viranomaisille. Päärahoittajalla (Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus) ja tarkastajilla on oikeus suorittaa varmennuskäyntejä ja tarkastaa hankkeen asiakirjoja sekä kirjanpitoa.
- Maantieteellinen sijainti: Henkilötietoja säilytetään ensisijaisesti EU- tai ETA-alueella sijaitsevilla palvelimilla. Mikäli hanke- tai palvelutuotannossa käytetään globaaleja pilvipalveluita (kuten Google Workspace), joiden kautta tietoja siirretään tai käsitellään EU/ETA-alueen ulkopuolella, huolehditaan siitä, että siirto on lainmukainen. Tällöin käytetään Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (SCC) tai siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework), mikä takaa tietosuojan korkean tason.
6. Tietojen suojaaminen ja salassapito
Henkilötietojen suojaamisessa noudatetaan lain edellyttämää huolellisuusvelvoitetta sekä yhteistyösopimuksen tiukkoja salassapitoehtoja:
- Fyysinen turvallisuus: Mahdollinen manuaalinen, paperinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.
- Digitaalinen turvallisuus: Sähköiset aineistot on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin (kuten henkilökohtaiset käyttäjätunnukset, vahvat salasanat, käyttöoikeuksien rajaus ja suojatut tietoverkot).
- Sopimuksellinen salassapito: Hankkeen osapuolet ja työntekijät ovat sitoutuneet pitämään luottamukselliset tiedot ja liikesalaisuudet salassa hankkeen aikana sekä viisi (5) vuotta sen päättymisen jälkeen.
7. Säilytysaika ja ajantasaisuus
Säilytämme henkilötietoja vähintään asiakassuhteen tai hankkeen keston ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika määräytyy käyttötarkoituksen sekä kansallisen ja EU-lainsäädännön (mukaan lukien ESR+ -rahoituksen edellyttämät pitkät arkistointiajat kirjanpito- ja hankeasiakirjoille) mukaisesti.
Pyrimme aktiivisesti pitämään rekisterit oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomat tiedot ja päivittämällä vanhentuneet tiedot. Suosittelemme myös rekisteröityjä
ilmoittamaan muuttuneista tiedoistaan hankkeen työntekijöille.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus valvoa omien tietojensa käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle (Lasten ja nuorten keskus ry):
- Oikeus tarkastaa tiedot: Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö tietoja, ja pyytää jäljennös itseä koskevista tiedoista.
- Oikeus tiedon oikaisemiseen: Oikeus vaatia virheellisen, epätarkan tai puutteellisen tiedon korjaamista.
- Oikeus tietojen poistamiseen: Oikeus pyytää tietojen poistamista (oikeus tulla unohdetuksi), mikäli käsittelylle ei ole enää laillista perustetta tai lakisääteistä säilytysvelvoitetta (esim. rahoittajan arkistointimääräykset).
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tai vastustamiseen: Tietyissä tilanteissa oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä tai vastustaa sitä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyen.
Yhteydenotot ja pyynnöt: Kaikki rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle sähköpostitse osoitteeseen: tietosuoja@lnk.fi tai postitse Lasten ja nuorten keskus ry, Teollisuuskatu 21, 00510 Helsinki. Rekisterinpitäjä on velvollinen varmistamaan pyynnön esittäjän henkilöllisyyden luotettavasti ennen tietojen luovuttamista tai muuttamista.
Mikäli asiasi koskee erityisesti osatoteuttajan (henkilötietojen käsittelijän) suorittamaa paikallista toimintaa, voit hankkeen tietojenkäsittelystä tiedustella myös osatoteuttajilta:
Kajaanin ammattikorkeakoulu Oy: tietosuojavastaava@kamk.fi
Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy: tietosuojavastaava@diak.fi,
postiosoite: Diakonia-ammattikorkeakoulu, Tietosuojavastaava, PL 12, 00511 Helsinki. https://diak.fi/diak/yhteystiedot